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Automatisierung · 10 Minuten

Einen wiederkehrenden Büroschritt kontrolliert automatisieren

Mit zwei Make-Bausteinen aus einem Anfragethema einen nächsten Schritt formulieren. Drei Testfälle zeigen, wie Datenzuordnung und Filter zusammenarbeiten.

Im eigenen Make-Konto am 3. November 2026 mit erfundenen Daten ausgeführt. Zwei Themen erzeugen die erwarteten Texte, ein fehlendes Themenfeld wird herausgefiltert. Den exportierten Bauplan haben wir erneut importiert und dieselben Ergebnisse geprüft. Das Beispiel verbindet keine externen Konten und bearbeitet keine echten Anfragen.

Der Bauplan zum Mitmachen

Ein Blueprint ist eine Datei mit dem fertigen Ablauf für Make. Unser Bauplan enthält ausschließlich die drei unten beschriebenen Testpakete und zwei interne Bausteine. Ein Make-Zugang wird benötigt; du musst die Datei nicht selbst programmieren.

Make-Bauplan als JSON herunterladen

1. Den Bauplan in einen leeren Ablauf laden

Lade die JSON-Datei oben herunter und erstelle in Make ein neues, leeres Szenario. Im Menü mit den drei Punkten oben rechts wählst du „Import blueprint“. In der hier geprüften Oberfläche heißt die Dateiauswahl „Choose JSON blueprint“, danach „Import blueprint“. Speichere anschließend das Szenario.

Importiere den Bauplan nicht über einen bestehenden wichtigen Ablauf. Für dieses Beispiel genügen die zwei eingebauten Tools-Bausteine; es ist kein Zugriff auf Google, E-Mail oder andere Konten nötig.

Eigener Make-Test mit Basic trigger, dem Filter Thema vorhanden und Compose a string. Zwei Pakete erreichen die Textausgabe; der Ablauf steht auf On demand und Inactive.
Eigener Make-Test nach dem erneuten Import des Bauplans. Der Auslöser erzeugt drei Testpakete; zwei erreichen die Textausgabe. Screenshot vom 3. November 2026.

2. Die drei Eingaben verstehen

Ein Datenpaket ist hier eine zusammengehörige Eingabe, die Make durch den Ablauf schickt. „Tools – Basic trigger“ erzeugt für unseren Test genau diese drei Pakete:

  • Paket 1: Das Feld thema enthält Website.
  • Paket 2: Das Feld thema enthält Organisation.
  • Paket 3: Nur der Hinweis „Thema fehlt – Testfall 3“ ist vorhanden; das Feld thema fehlt.

3. Das Themenfeld in den Text übernehmen

Der zweite Baustein „Tools – Compose a string“ setzt einen kurzen Aufgabentext zusammen. Im Textfeld ist thema aus dem ersten Baustein als Datenfeld zugeordnet. Make verwendet dadurch für jedes Paket dessen eigenen Wert.

Unsere geprüften Ausgaben lauten „Anfrage zum Thema Website prüfen“ und „Anfrage zum Thema Organisation prüfen“. Es wird damit noch keine Aufgabe in einer Arbeitsliste angelegt und keine Nachricht verschickt.

4. Fehlende Angaben im Filter erkennen

Auf der Verbindung prüft der Filter „Thema vorhanden“ mit „Exists“, ob das Feld thema vorhanden ist. Im Filterinspektor passieren Paket 1 und Paket 2; Paket 3 wird zurückgehalten und erzeugt keinen Ausgabetext.

Der Test belegt das Verhalten bei einem fehlenden Feld. Leerer Text, unerwartete Inhalte und weitere Prüfregeln sind damit nicht getestet. Ein vorhandenes Feld ist noch keine inhaltlich richtige Anfrage.

5. Manuell starten und Ausgaben ansehen

Wähle für das Beispiel „On demand“ und lasse den Status auf „Inactive“. Starte gezielt mit „Run once“. Wenn Make vor der ungenutzten Textausgabe am Ende warnt, ist das für dieses reine Anzeigebeispiel erklärbar: Es gibt absichtlich keinen Zielservice. Prüfe den genauen Warntext.

Öffne nach dem Lauf die Zahlenblasen über den Bausteinen und den Filterinspektor. Vergleiche alle drei Eingaben mit den zwei Ausgaben. Eine Meldung „completed“ allein beweist nicht, dass die erwarteten Daten verarbeitet wurden.

Der geprüfte Datenlauf zeigte zusammen drei Credits: einen für den Auslöser und zwei für die Textausgaben. Wiederholungen verbrauchen erneut Credits; Tarif und Verbrauch im eigenen Konto prüfen.

6. Erst danach eine echte Routine anschließen

Für einen echten Büroablauf brauchst du zusätzlich eine Quelle, eine passende Zielablage, bewusst freigegebene Kontorechte und einen Fehlerweg. Diese Anbindung wurde in unserem Beispiel nicht eingerichtet.

Lege vor dem Betrieb fest, wer unvollständige Anfragen prüft, wie Dubletten erkannt werden und wer bei fehlender Ausgabe nachsieht. Eine einfache direkte Verbindung kann dafür ausreichen; zusätzliche Automatisierung braucht einen konkreten Nutzen.

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Quellen & weiterführende Angaben